d.3 è un sistema di gestione documentale in grado di consentire, con flessibilità e semplicità, l’acquisizione, l’archiviazione, la gestione e la distribuzione della documentazione, operando in ambiente Microsoft Windows o via web attraverso un browser internet. Il prodotto copre tutte le esigenze di gestione dei documenti e delle informazioni associate, strutturate e non, favorendo l’integrazione con le altre componenti del sistema informativo aziendale.
d.3 un prodotto software realizzato dalla compagnia tedesca d.velop fondata nel 1992 da Thilo Gukelberger e Christoph Pliete, e trasformata nel 2000 in una Corporation (AG). Con circa 180 dipendenti, più di 350 consulenti, 80 partners in Europa, conta più di 1.900 installazioni di d.3, con licenze concorrenti utilizzate da circa 550.000 utenti.
© d.velop AG
digital business solutions
Schildarpstraße 6-8
48712 Gescher
Tel. +49 2542-93070
Fax: +49 2542-930720
http://www.d-velop.de
info@d.velop.de
Il prodotto è completamente localizzato in lingua italiana, oltre ad essere disponibile anche nelle altre principali lingue (inglese, tedesco, francese, spagnolo, danese, polacco, croato, olandese, ecc).
Il parco installato attuale conta tra le referenze VOLVO, BMW, IVECO, SIEMENS oltre ad un grande numero di aziende del settore della PMI come LOACKER, BAYERLAND.
Funzionalità principali
Acquisizione intelligente dei documenti cartacei
I documenti sono inseriti nello scanner senza dover essere ordinati prima per tipologia ( es: fatture di acquisto dei diversi fornitori, documenti di trasporto, ordini dei diversi clienti , ecc). Durante la loro acquisizione, dopo la fase di riconoscimento dei caratteri, un potente sistema di classificazione, basato su tecniche di tipo semantico e “logica fuzzy”, permette l’individuazione automatica del tipo di documento e successivamente l’estrazione delle informazioni, sia per gli attributi strutturati (es: N. fattura, data emissione,ecc) che i contenuti testuali nel corpo del documento. Questo consente significativi risparmi di tempo e una sostanziale riduzione degli errori.
Inserimento di nuovi documenti elettronicia
I documenti in arrivo o prodotti internamente già in formato elettronico sono archiviabili direttamente attraverso le funzioni standard di salvataggio del programma che li gestisce (es: Microsoft Word, Microsoft Excel, Autocad, ecc) senza alcuna funzione aggiuntiva o modifica software del programma stesso. In questo modo l’utilizzatore non è costretto ad apprendere ed utilizzare funzioni diverse da quelle normalmente impiegate. La stretta integrazione con Microsoft Office, consente inoltre, in fase di archiviazione, di registrare le informazioni presenti sul documento senza alcuna reimissione, e viceversa di ricevere l’aggiornamento degli eventuali dati variati nell’archivio, riportandoli automaticamente, se necessario, nel documento. Ciò è fondamentale per favorire l’impiego di documenti basati su “modelli” aziendali (es: contratti, offerte, documentazione tecnica, ecc.). I documenti, suddivisi per tipologia, sono classificati in modo automatico nelle “cartelle elettroniche” del sistema, seguendo le regole determinate dagli standard aziendali.
Ricerca e utilizzo dei documenti e delle informazioni
La fruizione dei documenti avviene attraverso la ricerca con gli attributi specifici di ogni tipo di documento, oppure attraverso parole chiave o contenuti del corpo del testo. Un modulo opzionale consente di estendere le potenzialità di ricerca con tecniche di tipo associativo, mediante l’impiego di reti semantiche. Il tutto utilizzando l’interfaccia di lavoro classica Microsoft Windows oppure via web mediante un browser internet.
Business Process Management e gestione del ciclo di vita dei documenti
Per i documenti viene gestito il ciclo di vita attraverso gli stati di Elaborazione, Verifica, Approvazione e Archiviazione, con l’inoltro ed il coinvolgimento assistito, nelle singole fasi di gestione, delle figure autorizzate. Mediante il modulo di BPM, conforme agli standard di BPMN (Business Process Modeling Notation) e BPEL (Business Process Executing Language) i documenti e le informazioni vengono trattati nei processi aziendali (processi di approvazione di documenti, aggiunta di informazioni, scambio di documenti e informazioni, ecc), interagendo con gli altri strumenti e sistemi presenti. La definizione e la manutenzione dei processi avviene attraverso una consolle grafica di “design interattivo”.
Comunicazioni e lavoro di gruppo
L’integrazione con Microsoft Exchange Server / Outlook e Ibm Lotus / Domino permette l’archiviazione automatica della posta in arrivo e in uscita, collocando anche queste tipologie di documenti nel sistema integrato di gestione e condividendone quindi tutte le funzioni e i vantaggi. Allo stesso modo anche la gestione automatizzata dei fax in arrivo e in uscita beneficia degli stessi vantaggi. Email e fax diventano quindi a tutti gli effetti documenti caratterizzati da attributi e da contenuti informativi, collocati in cartelle elettroniche del sistema sulla base di criteri di classificazione. Un’insieme di documenti estratti per ricerca dagli archivi, può infine essere trasmesso semplicemente al servizio POSTEL mediante le funzionalità aggiuntive introdotte da Icedata.
Integrazione con sistemi di ERP e CRM
Particolarmente significative sono le integrazioni certificate con Microsoft Dynamics CRM e Dynamics NAV, in grado di estendere i prodotti Microsoft con le potenti funzioni di classificazione e ricerca dei documenti di d.3. L’integrazione certificata con SAP/R3, rende accessibili i documenti direttamente da SAP per la loro associazione e impiego nei business object; le funzioni di ricerca e gestione dei documenti vengono rese disponibili direttamente dalle interfacce funzionali di SAP.
Integrazione generalizzata verso altri sistemi
Al fine di favorire l’integrazione e la personalizzazione delle interazioni con i diversi sistemi aziendali (importazione di documenti e informazioni da ERP diversi da SAP, da sistemi PDM/PLM, la conversione di formato automatica di documenti, l’estrazione di informazioni da lotti di documenti e la trasmisione in XML, ecc.), un modulo apposito permette di effettuare operazioni di manipolazione e conversione di files in formato testo, raster, vettoriale, ecc. con riconoscimento delle informazioni contenute e generazione di file XML per l’interscambio tra i sistemi coinvolti. Il tutto senza la scrittura di software con un qualsiasi linguaggio di programmazione ma, unicamente, attraverso la configurazione di pannelli interattivi, mediante cui fornire i dati necessari per effettuare le operazioni richieste.
Link Utili:
Documentazione:
Screenshots:
