Icedata ArDoc

Ardoc

ARDOC è  un prodotto software che permette di garantire nel tempo l’integrità, l’autenticità e
la  leggibilità  di  un  documento  informatico,  nel  rispetto  della  normativa vigente. La conservazione  sostitutiva dei documenti permette l’eliminazione della documentazione cartacea, nel pieno rispetto della normative italiana. I documenti selezionati dopo una ricerca, vengono resi disponibili alla funzione  che si occupa di generare, in modo completamente automatico, i media contenenti i documenti con impronta, firma e marcatura temporale, pronti da collocare in una cassaforte dopo l’applicazione delle etichette di riferimento generate dal sistema. L’ammissibilità di legge nella conservazione della documentazione fiscale e in generale in tutti i casi in cui debba essere mantenuto il valore probatorio di un documento, incentiva il pieno utilizzo di questa funzionalità, riducendo l’onere e i costi di gestione del cartaceo e favorendo una condizione di esercizio più efficiente, semplice e sicura.

ArDoc: Il processo di conservazione

Ricezione documento
Controllo completezza e correttezza
Indicizzazione
Calcolo delle impronte
Archiviazione temporanea su aree magnetiche
Registrazione su Db di tutto il processo
Creazione lotto e chiusura aree magnetiche per l’esibizione
Firma digitale
Marcatura temporale
Masterizzazione cd e copia sicurezza

Conservazione: La normativa

La delibera CNIPA n. 11/2004 definisce le regole tecniche  per  la  riproduzione  e  la  conservazione  di  documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali;

Il    DM    n.    33    del    23/01/2004    del    Ministero dell’Economia e delle Finanze stabilisce le modalità di assolvimento   degli   obblighi   relativi   ai   documenti aventi  rilevanza  fiscale  ed  alla  loro  riproduzione  in diversi tipi di supporto;

Il Decreto legislativo n. 52 del 20/02/2004 semplifica e armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA.

Con queste ultime disposizioni si completa il quadro normativo ed ormai, tutti i documenti del ciclo aziendale,  sia  attivo  che  passivo,  possono  essere  gestiti  e conservati sotto forma di documento informatico.

Conservazione sostitutiva dei documenti del ciclo attivo e passivo

Anche i documenti del ciclo attivo e passivo possono essere conservati  in  formato  elettronico,  dopo essere stati trasformati in  formato  elettronico  attraverso  il  processo  di  scansione   e   validazione   tramite   firma   elettronica.   La regolamentazione attuale, dopo la pubblicazione delle norme aggiornate di CNIPA, è completa ed in particolare ha chiarito   che   non   serve   l’intervento del   pubblico ufficiale  (Notaio)  prima  di  procedere  alla  distruzione dell’originale cartaceo non unico (fatture).

Ardoc

Fattura elettronica:

si definisce “fattura elettronica” una fattura che, una volta provvista di riferimento temporale e della firma digitale dell’emittente, viene inviata in formato elettronico al destinatario, il quale la conserverà in modalità sostitutiva nel formato originale. In sostanza una fattura elettronica è un documento che nasce, viene trasmesso e verrà conservato, sia dall’emittente che dal ricevente, solo ed esclusivamente in formato digitale. Perché la fattura sia considerata elettronica dal ricevente deve inoltre necessariamente esistere un accordo tra emittente e destinatario.

Fattura elettronica: considerazioni riassuntive

  • dall’ERP viene prodotto il lotto di fatture con una variante della funzione di stampa in formato POSTEL (fatture e dati in forma testuale)
  • l’elaborazione del lotto produce:
    • le fatture come singoli documenti TIFF e per ciascuna un file XML dei dati
    • le fatture come documenti P7M ossia firmati digitalmente con firma elettronica qualificata (certificato, smartcard, software certificato di firma) e riferimento temporale interno
  • le fatture TIFF+XML alimentano ArDoc per essere portate in conservazione sostitutiva (indicizzazione, calcolo dell’impronta e firma elettronica qualificata dei documenti, marcatura temporale, preparazione dei media di conservazione)
  • opzionalmente possono essere archiviati e mantenuti anche nel GED
  • le fatture, come documenti P7M, possono essere trasmesse in forma elettronica

Documentazione:

Screenshots:

1. Il menu principale
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2. La ricerca
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3. L’operazione di chiusura
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