ARDOC è un prodotto software che permette di garantire nel tempo l’integrità, l’autenticità e
la leggibilità di un documento informatico, nel rispetto della normativa vigente. La conservazione sostitutiva dei documenti permette l’eliminazione della documentazione cartacea, nel pieno rispetto della normative italiana. I documenti selezionati dopo una ricerca, vengono resi disponibili alla funzione che si occupa di generare, in modo completamente automatico, i media contenenti i documenti con impronta, firma e marcatura temporale, pronti da collocare in una cassaforte dopo l’applicazione delle etichette di riferimento generate dal sistema. L’ammissibilità di legge nella conservazione della documentazione fiscale e in generale in tutti i casi in cui debba essere mantenuto il valore probatorio di un documento, incentiva il pieno utilizzo di questa funzionalità, riducendo l’onere e i costi di gestione del cartaceo e favorendo una condizione di esercizio più efficiente, semplice e sicura.
| Ricezione documento |
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| Controllo completezza e correttezza |
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| Indicizzazione |
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| Calcolo delle impronte |
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| Archiviazione temporanea su aree magnetiche |
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| Registrazione su Db di tutto il processo |
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| Creazione lotto e chiusura aree magnetiche per l’esibizione |
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| Firma digitale |
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| Marcatura temporale |
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| Masterizzazione cd e copia sicurezza |
Conservazione: La normativa
La delibera CNIPA n. 11/2004 definisce le regole tecniche per la riproduzione e la conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali;
Il DM n. 33 del 23/01/2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze stabilisce le modalità di assolvimento degli obblighi relativi ai documenti aventi rilevanza fiscale ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto;
Il Decreto legislativo n. 52 del 20/02/2004 semplifica e armonizza le modalità di fatturazione in materia di IVA.
Con queste ultime disposizioni si completa il quadro normativo ed ormai, tutti i documenti del ciclo aziendale, sia attivo che passivo, possono essere gestiti e conservati sotto forma di documento informatico.
Conservazione sostitutiva dei documenti del ciclo attivo e passivo
Anche i documenti del ciclo attivo e passivo possono essere conservati in formato elettronico, dopo essere stati trasformati in formato elettronico attraverso il processo di scansione e validazione tramite firma elettronica. La regolamentazione attuale, dopo la pubblicazione delle norme aggiornate di CNIPA, è completa ed in particolare ha chiarito che non serve l’intervento del pubblico ufficiale (Notaio) prima di procedere alla distruzione dell’originale cartaceo non unico (fatture).
Fattura elettronica:
si definisce “fattura elettronica” una fattura che, una volta provvista di riferimento temporale e della firma digitale dell’emittente, viene inviata in formato elettronico al destinatario, il quale la conserverà in modalità sostitutiva nel formato originale. In sostanza una fattura elettronica è un documento che nasce, viene trasmesso e verrà conservato, sia dall’emittente che dal ricevente, solo ed esclusivamente in formato digitale. Perché la fattura sia considerata elettronica dal ricevente deve inoltre necessariamente esistere un accordo tra emittente e destinatario.
Fattura elettronica: considerazioni riassuntive
- dall’ERP viene prodotto il lotto di fatture con una variante della funzione di stampa in formato POSTEL (fatture e dati in forma testuale)
- l’elaborazione del lotto produce:
- le fatture come singoli documenti TIFF e per ciascuna un file XML dei dati
- le fatture come documenti P7M ossia firmati digitalmente con firma elettronica qualificata (certificato, smartcard, software certificato di firma) e riferimento temporale interno
- le fatture TIFF+XML alimentano ArDoc per essere portate in conservazione sostitutiva (indicizzazione, calcolo dell’impronta e firma elettronica qualificata dei documenti, marcatura temporale, preparazione dei media di conservazione)
- opzionalmente possono essere archiviati e mantenuti anche nel GED
- le fatture, come documenti P7M, possono essere trasmesse in forma elettronica
Documentazione:
Screenshots:
