Conservazione sostitutiva:

Archiviazione e conservazione sostitutiva secondo la vigente normativa

Si tratta di un servizio affidabile e progettato per archiviare e conservare fatture, documenti di trasporto, registri e qualsiasi docuemtno fiscale o di altra natura in modo sicuro e conforma alla normativa vigente operando in remoto attraverso servizi WEB.
Potrai archiviare e conservare tutta la documentazione aziendale:
Documentazione su carta: potrai affidarci la digitalizzazione della tua documentazione su supporto cartaceo.
Documenti in formato elettronico, spool di stampa, etc: potrai caricare manualmente dall’interfaccia web i tuoi documenti o potrai farlo automaticamente dalle tue applicazioni attraverso le “API”.

Documenti fiscali emessi:

• Fatture attive
• DDT attivi

Documenti non fiscali emessi:

• Offerte
• Ordini
• Conferme d’ordine
• Disposizioni di Pagamento
• Note Spese
• Libro Unico del Lavoro

Documenti Ricevuti

• Fatture Passive
• DDT Passivi

Libri e registri

• Libro Giornale
• Registri IVA
• Registri di Magazzino
• Libro Inventari

Libri e registri

• Libro Giornale
• Registri IVA
• Registri di Magazzino
• Libro Inventari

Altri documenti fiscali

• Unico
• 730
• F23
• F24

Documenti del Lavoro

• Libro Unico del Lavoro
• Cedolini

Puoi caricare documenti in diversi formati

Puoi caricare documenti nei seguenti formati. I "metadati" sono le informazioni che useremo per indicizzare i documenti e rendere possibile la loro ricerca;

• file PDF con metadati
• Spool "txt" di stampa, generati da sistemi informativi, ovvero un elenco strutturato di documenti in formato testo con separatori. Abbiamo una soluzione anche per AS/400.
• Documenti cartacei, che sono gestiti da un apposito centro di "scannerizzazione" e indicizzazione.

Attivi il servizio in modo semplice e assistito

La configurazione del servizio è semplificata al massimo e avviene totalmente via Web il pannello di configurazione che permette di specificare:

• Le classi di documenti da conservare, ad es. fatture, ddt ecc.
• L’intervallo di conservazione per i documenti che debbono essere conservati
• Il formato dei dati da trattare
• I metadati, ovvero i dati che saranno utilizzati per l’archiviazione e la conservazione.
• Per i file di Spool tutti i parametri di configurazione del servizio (posizione e tipologia dei metadati e layout, da riempire coi dati dello spool)
• Le utenze abilitate al servizio

Archiviazione e conservazione sono totalmente automatiche

Tutte le operazioni di elaborazione sono automatizzate.

• Estrazione dati per la ricerca.
• Controllo dei dati. Ad esempio, per le fatture: verifichiamo la sequenzialità, assenza di “buchi di numerazione”e la presenza dati obbligatori.
• Generazione PDF da spool
• Apposizione riferimento temporale e firma digitale qualificata
• Archiviazione e indicizzazione
• Conservazione se prevista dal tipo di documento

I tuoi documenti sono accessibili via web in modo protetto

• I documenti archiviati e conservati sono ospitati all’interno di DocuBank, e possono essere ricercati in base a tutti i dati di indicizzazione.
• I lotti conservati a norma, possono essere ricercati per data, esercizio e identificativo.
• L’integrità del lotto può essere verificata “on line” oppure è possibile scaricare il lotto per sottoporlo a verifica tramite strumenti alternativi.
• Le immagini ISO dei lotti possono essere scaricate per un’ulteriore archiviazione in sede.
• DocuBank include una gestione completa delle utenze abilitate alla consultazione e una funzione di modifica del PIN associato alla firma digitale qualificata del Cliente.

Facile da integrare nelle applicazioni aziendali

Chi sviluppa applicazioni in azienda oppure offre soluzioni applicative/gestionali al pubblico trova nei nostri servizi l’estensione ideale per l’archiviazione e la conservazione documentale.

• E' disponibile una ricca collezione di API accessibile via post http
• E' disponibile un'interfaccia FTP automatizzata
• Abbiamo una soluzione "client" già disponibile anche in ambiente AS/400